Invulregels evenementen

***** TIJDELIJKE AFSPRAKEN CORONA *****

1. Afgelast, wordt niet meer verreden in 2020.
Zet status op AFGELAST. In 2021 komt deze dan automatisch weer in de kalender.

2. Uitgesteld, maar nog geen nieuwe datum bekend.
Zet status op UITGESTELD en wacht tot nieuwe datum bekend wordt.

3. Uitgesteld, met nieuwe datum onder voorbehoud.
Zet status op UITGESTELD. Vul nieuwe datum in, maar zet DATUM NOK.

4. Uitgesteld, nieuwe datum vastgesteld.
Vul nieuwe datum in en zet DATUM OK.

VASTE AFSPRAKEN INVULLEN KALENDER

Er is altijd een testsite beschikbaar. Deze heeft eigen bestanden, hier kun je wat uit proberen. Alleen NIET met nieuws berichten. Want de test site wordt gebruikt om nieuws berichten op de Franse en de Engelse site te zetten. Op dit moment is de testsite: http://www.cyclokalender.nl/V1.6

Om het beheer van de cyclokalender goed te laten verlopen hebben we een aantal afspraken gemaakt. Lees deze goed, het is belangrijk dat we deze in acht nemen.

Algemene afspraken voor het invoeren van tochten.

• Iedereen is verantwoordelijk voor zijn eigen deel.
• Indien je een tocht ziet die voor iemand anders bestemd is of je ziet dat een van je collega's achterloopt bij het beheer van de tochten spreek hem erop aan.
• Ga nooit zelf actief worden in het gebied van een collega.
• Van tochten die door gebruikers worden aangemeld krijgt elke beheerder een mailtje.
• Deze dienen door de beheerder van het betreffende gebied te worden goedgekeurd.
• Voer nooit een cyclo 2 keer op. Als je een nieuwe cyclo opvoert wees er dan zeker van dat deze er nog niet in zit. 
  • Als dit wel gebeurd is, wat kan, is mij ook overkomen. Geef dit dan even door. Bij opvoer van een nieuwe cyclo krijgt deze cyclo een uniek nummer, en voor dezelfde cylo voor het volgende jaar wordt dit nummer ook bij die van volgend jaar vastgelegd. Op deze manier weet het systeem welke edities van een cyclo bij elkaar horen (ook al verandert de naam van de cyclo). Dit wordt oa gebruikt bij de vastlegging van de reviews en de 5-Star indicatie omdat deze zaken voor het evenement in zijn algemeenheid geldt en niet die van een specifiek jaar.
• Voer nooit voor een bestaande cyclo handmatig de versie voor het volgende jaar op. Elke nacht loopt er een proces die automatisch nieuwe versies voor bestaande cyclo's opvoert. Bij als vandaag de Marmotte 2016 verreden wordt, dan wordt vannacht de versie voor 2017 in de kalender gezet. Bij het bepalen van de datum voor het volgende jaar wordt rekening gehouden met:
  • De datum van dit jaar (dag van de week, week van de maand) bijv 1e zaterdag van juli 2016 dan ook 1e zaterdag van juli 2017.
  • De extra gegevens die aangeven als een tocht bijv altijd op 1e paasdag of 1 mei of laatste zondag van de maand juni gehouden wordt.
• Op deze manier heben we voor de meeste tochten een goede voorspelling van de datum. Maar we weten het niet zeker, dus vandaar de tekens datum NOK en parkoers NOK.
• Op deze manier hebben we dus altijd 1 jaar aan actuele data in de kalender.
• Mocht je een tocht vinden die nog niet in de kalender zit maar die al verreden is, en de datum voor de volgende editie nog niet bekend is, voer dan deze gewoon op met de datum waarop deze al verreden is. In de nacht draait het proces die dan de datum voor de volgende editie berekent.
• Niet de Cyclobrevet velden invullen of aanpassen.
• Bij het updaten van een cyclo zijn er 2 links zichtbaar. Hiermee kun je:
  • De website van de organisatie openen.
  • Een zoekopdracht in google openen met de naam van de cyclo erin en het huidigen en volgende jaar ("La Marmotte 2016 2017").
  • Dit om het zoeken naar informatie zo gemakkelijk mogelijk te maken.
• De lat/lng velden niet aanpassen.
• Controleer af en toe of alle cyclo's van het land wel in het land liggen via de kaart. Indien er cyclo's midden in de Noordzee liggen of in een ander land, geef dit dan even door.
• Na versturen formulier worden de velden gecontroleerd (voor zover mogelijk) indien niet alles goed is, wordt het niet verwerkt en komt het invoerscherm terug met al je ingevoerde gegevens en melding(en) welke velden afgekeurd zijn.

Invulinstructie.

Om de website zo clean en strak mogelijk te houden is het zeer belangrijk dat we een aantal regels in acht nemen die we gezamenlijk naleven. Hierbij de invulinstructies. Hou je daar goed aan, maar pas deze ook toe bij de beoordeling van tochten die door onze gebruikers zijn opgevoerd. Pas daar eventueel correcties toe voordat je tot goedkeuring overgaat.

Let ook op je collegabeheerders. Er zijn flink wat regeltjes en een foutje is zo gemaakt. Corrigeer dit of spreek elkaar erop aan. Een strak en uniform uiterlijk is zeer belangrijk voor de acceptatie en het gebruik van de website bij onze gebruikers. Een rommelig uiterlijk, taalfouten en inconsequente gegevens betekent dat mensen afhaken.

Het kan best zijn dat onderstaande regels nog niet alles dekken. Als er onduidelijkheden zijn bespreken we dat in de groepsapp. Ga niet experimenteren.

Herman controleert regelmatig of de ingevulde tochten voldoen aan de voorschriften. Hij maakt daarbij correcties indien nodig. Deze gaan enkel over consequent invullen van de cyclonaam of spelfouten in de plaatsnaam. Details van de cyclo worden niet aangepast.

1 keer opvoeren of meerdere keren opvoeren

Er zijn evenementen waarbij er gedurende een aantal dagen of een hele week meerdere activiteiten plaats vinden, zoals bij de Girona Gran Fondo Fiets Week waarin ook een Cyclo georganiseerd wordt. Dan graag twee evenementen opvoeren. In dit geval dus de Girona Gran Fondo Fiets Week en ook de Girona Gran Fondo. Dit doen we alleen indien er dus ook een cyclo georganiseerd wordt. 

Naam van de tocht.

2. Sponsornamen worden vermeden behalve als deze onlosmakelijk verbonden zijn met de naam van de tocht. De ervaring leert nl dat deze sponsors regelmatig wisselen, wat erg veel onderhoud met zich mee brengt.