Rob Thierig

2020-11-01

Invulregels evenementen


***** TIJDELIJKE AFSPRAKEN CORONA *****

1. Afgelast, wordt niet meer verreden in 2020.
Zet status op AFGELAST. In 2021 komt deze dan automatisch weer in de kalender.

2. Uitgesteld, maar nog geen nieuwe datum bekend.
Zet status op UITGESTELD en wacht tot nieuwe datum bekend wordt.

3. Uitgesteld, met nieuwe datum onder voorbehoud.
Zet status op UITGESTELD. Vul nieuwe datum in, maar zet DATUM NOK.

4. Uitgesteld, nieuwe datum vastgesteld.
Vul nieuwe datum in en zet DATUM OK.


VASTE AFSPRAKEN INVULLEN KALENDER

Er is altijd een testsite beschikbaar. Deze heeft eigen bestanden, hier kun je wat uit proberen. Alleen NIET met nieuws berichten. Want de test site wordt gebruikt om nieuws berichten op de Franse en de Engelse site te zetten. Op dit moment is de testsite: http://www.cyclokalender.nl/V1.6

Om het beheer van de cyclokalender goed te laten verlopen hebben we een aantal afspraken gemaakt. Lees deze goed, het is belangrijk dat we deze in acht nemen.

Algemene afspraken voor het invoeren van tochten.

  • Iedereen is verantwoordelijk voor zijn eigen deel.
  • Indien je een tocht ziet die voor iemand anders bestemd is of je ziet dat een van je collega's achterloopt bij het beheer van de tochten spreek hem erop aan.
  • Ga nooit zelf actief worden in het gebied van een collega.
  • Van tochten die door gebruikers worden aangemeld krijgt elke beheerder een mailtje.
  • Deze dienen door de beheerder van het betreffende gebied te worden goedgekeurd.
  • Voer nooit een cyclo 2 keer op. Als je een nieuwe cyclo opvoert wees er dan zeker van dat deze er nog niet in zit. 
    • Als dit wel gebeurd is, wat kan, is mij ook overkomen. Geef dit dan even door. Bij opvoer van een nieuwe cyclo krijgt deze cyclo een uniek nummer, en voor dezelfde cylo voor het volgende jaar wordt dit nummer ook bij die van volgend jaar vastgelegd. Op deze manier weet het systeem welke edities van een cyclo bij elkaar horen (ook al verandert de naam van de cyclo). Dit wordt oa gebruikt bij de vastlegging van de reviews en de 5-Star indicatie omdat deze zaken voor het evenement in zijn algemeenheid geldt en niet die van een specifiek jaar.
  • Voer nooit voor een bestaande cyclo handmatig de versie voor het volgende jaar op. Elke nacht loopt er een proces die automatisch nieuwe versies voor bestaande cyclo's opvoert. Bij als vandaag de Marmotte 2016 verreden wordt, dan wordt vannacht de versie voor 2017 in de kalender gezet. Bij het bepalen van de datum voor het volgende jaar wordt rekening gehouden met:
    • De datum van dit jaar (dag van de week, week van de maand) bijv 1e zaterdag van juli 2016 dan ook 1e zaterdag van juli 2017.
    • De extra gegevens die aangeven als een tocht bijv altijd op 1e paasdag of 1 mei of laatste zondag van de maand juni gehouden wordt.
  • Op deze manier heben we voor de meeste tochten een goede voorspelling van de datum. Maar we weten het niet zeker, dus vandaar de tekens datum NOK en parkoers NOK.
  • Op deze manier hebben we dus altijd 1 jaar aan actuele data in de kalender.
  • Mocht je een tocht vinden die nog niet in de kalender zit maar die al verreden is, en de datum voor de volgende editie nog niet bekend is, voer dan deze gewoon op met de datum waarop deze al verreden is. In de nacht draait het proces die dan de datum voor de volgende editie berekent.
  • Niet de Cyclobrevet velden invullen of aanpassen.
  • Bij het updaten van een cyclo zijn er 2 links zichtbaar. Hiermee kun je:
    • De website van de organisatie openen.
    • Een zoekopdracht in google openen met de naam van de cyclo erin en het huidigen en volgende jaar ("La Marmotte 2016 2017").
    • Dit om het zoeken naar informatie zo gemakkelijk mogelijk te maken.
  • De lat/lng velden niet aanpassen.
  • Controleer af en toe of alle cyclo's van het land wel in het land liggen via de kaart. Indien er cyclo's midden in de Noordzee liggen of in een ander land, geef dit dan even door.
  • Na versturen formulier worden de velden gecontroleerd (voor zover mogelijk) indien niet alles goed is, wordt het niet verwerkt en komt het invoerscherm terug met al je ingevoerde gegevens en melding(en) welke velden afgekeurd zijn.

Invulinstructie.

Om de website zo clean en strak mogelijk te houden is het zeer belangrijk dat we een aantal regels in acht nemen die we gezamenlijk naleven. Hierbij de invulinstructies. Hou je daar goed aan, maar pas deze ook toe bij de beoordeling van tochten die door onze gebruikers zijn opgevoerd. Pas daar eventueel correcties toe voordat je tot goedkeuring overgaat.

Let ook op je collegabeheerders. Er zijn flink wat regeltjes en een foutje is zo gemaakt. Corrigeer dit of spreek elkaar erop aan. Een strak en uniform uiterlijk is zeer belangrijk voor de acceptatie en het gebruik van de website bij onze gebruikers. Een rommelig uiterlijk, taalfouten en inconsequente gegevens betekent dat mensen afhaken.

Het kan best zijn dat onderstaande regels nog niet alles dekken. Als er onduidelijkheden zijn bespreken we dat in de groepsapp. Ga niet experimenteren.

Herman controleert regelmatig of de ingevulde tochten voldoen aan de voorschriften. Hij maakt daarbij correcties indien nodig. Deze gaan enkel over consequent invullen van de cyclonaam of spelfouten in de plaatsnaam. Details van de cyclo worden niet aangepast.

1 keer opvoeren of meerdere keren opvoeren

Er zijn evenementen waarbij er gedurende een aantal dagen of een hele week meerdere activiteiten plaats vinden, zoals bij de Girona Gran Fondo Fiets Week waarin ook een Cyclo georganiseerd wordt. Dan graag twee evenementen opvoeren. In dit geval dus de Girona Gran Fondo Fiets Week en ook de Girona Gran Fondo. Dit doen we alleen indien er dus ook een cyclo georganiseerd wordt. 

Naam van de tocht.

De naam wordt als volgt genoteerd:
  1. Elk woord wordt geschreven met een hoofdletter als eerste letter en de rest in kleine letters, met uitzondering van:
- lidwoorden (de/het/een en de vertalingen daarvan)
- voorzetsels (op, van, tot, rondom enz en de vertalingen daarvan)
 
Goed:
Omloop van de Drie Meren
 
Fout:
OMLOOP VAN DE DRIE MEREN
omloop van de drie meren
Omloop van de drie Meren

  1. Sponsornamen worden vermeden behalve als deze onlosmakelijk verbonden zijn met de naam van de tocht. De ervaring leert nl dat deze sponsors regelmatig wisselen, wat erg veel onderhoud met zich mee brengt.
Correct zijn bijv. Boretti Classic, Volta Limburg Classic of Sportful Dolomiti Race.
Maar wanneer de tocht de naam heeft ‘Bakkerij Bart Omloop van de Drie Meren’ wordt deze genoteerd als ‘Omloop van de Drie Meren’.

  1. Het aantal tochten wordt vermeden. Als een tocht bv wordt aangekondigd als ‘6e Omloop van de Drie Meren’ dan noteren we alleen ‘Omloop van de Drie Meren’. Reden is dat dit veel onderhoud geeft, je moet het jaarlijks bijwerken en het voegt bovendien niets toe.
  1. Alleen de officiële naam van de tocht wordt genoteerd. Wanneer een tocht van naam verandert nemen we dit over. Ook wanneer de naam in het verleden mooier was, bekender in de oren klonk of wanneer de tocht een populaire bijnaam heeft is dat geen reden om hiervan af te wijken. Voorbeelden:
Goed: Marmotte Granfondo Alpes
Fout:  La Marmotte
 
Goed: Fleche de Wallonie
Fout:  Waalse Pijl
 
Goed: LBL Ardennen Classic
Fout:  Luik-Bastenaken-Luik

  1. Geen toevoegingen aan de naam zoals:
- (een prachtige tocht door Overijssel)
- (website down)
- (bijna vol)
 
Status cyclo.
Normaal  : Geeft aan dat het een bestaande cyclo is. 
Cyclo vol : Wordt alleen aangezet na officiële mededeling vanuit de organisatie via de website of social media. Niet op basis van onbevestigde geruchten of omdat deze elk jaar vol zit. Cyclo’s met loting worden op Vol gezet als de inschrijving voor de loting is afgerond (die moet natuurlijk dan wel vol zitten). Deze cyclo's worden met een grijze achtergrond getoond.
Cyclo afgelast : Wordt aangezet na officiële mededeling vanuit de organisatie via de website of social media. Dit gebruiken we voor tochten die een jaar niet doorgaan, maar waarvan de verwachting is dat ze weer terugkeren. OPM: Als een cyclo om een of andere reden voor een jaar niet georganiseerd wordt, zet ik hem ook op afgelast, dit om de cyclo in het systeem te houden en deze voor het jaar daarna weer gewoon terug komt en waardoor we hem niet vergeten.
Cyclo uitgesteld : Wordt aangezet na officiële mededeling vanuit de organisatie via de website of social media. Dit gebruiken we voor tochten die uitgesteld zijn, maar waarvoor nog geen nieuwe datum is vastgesteld. Ingevoerd tijdens de coronacrisis.
Nieuwe cyclo : Wordt alleen aangezet voor cyclo’s die de eerste keer worden gehouden. De datum t/m wordt automatisch gevuld met de datum van de tocht. 
Speciale attentie : Wordt niet meer gebruikt.
Partner event : GAAT ANDERS BINNENKORT GEEN AANDACHT AAN GEVEN Een evenement van een adverteerder.
Partner event vol : GAAT ANDERS BINNENKORT GEEN AANDACHT AAN GEVEN Een evenement van een adverteerder dat vol is.
Partner event afgelast : GAAT ANDERS BINNENKORT GEEN AANDACHT AAN GEVEN Een evenement van een adverteerder dat afgelast is.
Partner event nieuw : GAAT ANDERS BINNENKORT GEEN AANDACHT AAN GEVEN Een evenement van een adverteerder dat nieuw is.
 
Datum, einddatum en aantal etappes.
Datum  Datum van de tocht. Let op! Sommige organisaties gebruiken soms meerdere dagen. Dan wordt de cyclo bv op zondag gehouden en dan publiceren ze zowel de dag ervoor als de dag van de tocht op hun site. Dit om de mensen duidelijk te maken dat er het hele weekend wat te doen is. Maar wij noteren dan alleen de dag van de tocht.
Einddatum
Einddatum wordt gebruikt in drie gevallen:
  • Een meerdaagse etappekoers.
  • Een meerdaags event.
  • Een toertocht waarbij je zowel op zaterdag als zondag kan starten en dan dezelfde route kan rijden.
Aantal etappes Alleen invullen bij etappekoersen.
 
Plaats, regio, land.
Plaats 
De startplaats van de tocht. Slechts 1 plaats invullen! Tochten die vanuit meerdere plaatsen starten worden meerdere keren opgenomen in de kalender. Bv Ronde van Noord-Holland. Let ook op de juiste spelling. Sommige plaatsen (mn de grotere) hebben in verschillende talen een afwijkende spelling. De startplaats wordt altijd in de Nederlandse spelling ingevuld.
Goed: Rome, Berlijn, Parijs.
Fout:  Roma, Berlin, Paris.
Regio : De regio van de startplaats. Als je die niet weet kun je dit altijd opzoeken in Wikipedia. Ook al wordt de tocht voor het grootste deel verreden in een andere regio. Indien geen regio beschikbaar dan wordt deze leeg gelaten.
Voor een aantal landen hebben we de regio's opgevoerd. Zodra een land genoeg cyclo's heeft om het in regio's op te delen, dan gaan we voor dat land de regio's bepalen en opvoeren. We moeten dan wel alle cyclo's van dat land even aflopen om de regio vast te leggen. Bedenk me nu dat ik hier mss ook een link bij update voor kan maken, die gelijk google opent met zoekopdracht startplaats en land. Dit kan echter alleen als die gegevens al in het systeem zitten, dus niet bij invoer nieuwe cyclo.
Land
Het land van de startplaats.
Na versturen formulier, wordt op basis van plaats, regio en land de geografische coordinaten van de startplaats bepaald. Bij foutgespelde plaatsnamen kan dit mis gaan. Indien het mis gaat zal er een beetje vreemde regel getoond worden na de regel "Update van cyclo is doorgevoerd". Als dit het geval is, dan zijn de coordinaten niet berekend. Geef dit dan even aan Rob door, met vermelding welke cyclo het betreft. Deze coordinaten worden gebruikt voor de opbouw van de cyclo's op de kaart.
 
Extra tekst.
Dit is een vaste tekst die verschijnt onder ‘km en hm’. 
Beide dagen dezelfde tocht   Een toertocht waarbij je zowel op zaterdag als zondag kan starten en dan dezelfde route kan rijden.  
Diverse activiteiten in deze periode : Wordt gebruikt bij meerdaagse events. Bv een fietsweek waar elke dag een ander evenement plaatsvindt. Of een niet prestatieve rit met verschillende etappes.
Korte afstand/Lange afstand/Midden en korte afstand :
Soms starten de verschillende afstanden van een tocht in een andere plaats of op een andere dag. Bv Ronde van Vlaanderen. Deze worden dan apart opgenomen in de kalender. Middels deze aanduiding wordt duidelijk om welke afstand het gaat.
Afstanden nog niet bekend : Vooral voor nieuwe tochten van belang. Indien een nieuwe tocht is aangekondigd, maar de routes nog niet bekend zijn.
Alleen voor vrouwen : Spreekt voor zich.
 
Extra informatie.
Op de detailpagina kan extra informatie over de cyclo worden opgegeven. Wees daar terughoudend in want in principe staat alles al op de website. Het is zinloos om informatie neer te zetten die ook op de website staat, dit betekent alleen maar extra onderhoud.
 
Url website.
Het webadres. Check deze altijd als je bezig bent met onderhoud!!!!!
Let op! Sommige tochten hebben elk jaar een nieuwe website. Lastig voor ons, maar het is belangrijk dat we dit bijhouden. Anders worden de gebruikers doorverwezen naar oude sites die op een gegeven moment niet meer live zijn.
 
Info soort tocht.
Type fiets: Race. MTB doen we niet meer.
 
Soort tocht:
Cyclo : Een tocht met tijdopname, gezamenlijke start en een klassement (of een lijst met tijden). Tijdopname moet op minimaal 50% van de tocht aanwezig zijn. Indien de tijdopname minder dan 50% is kijken we naar de afstand die wel geklokt is en de stijl van de cyclo. Voorbeelden: de Gran Fondo San Gottardo is ongeveer 45% geklokt, maar ademt in alles de sfeer van een cyclo. Deze is gewoon een cyclo. De Rhön300 heeft maat 38 kilometer tijdwaarneming van de 300. Dat is te weinig. Deze is dus geen cyclo.

Toertocht : Een tocht zonder tijdopname, gezamenlijke start en een klassement. Tochten met alleen een tijdwaarneming/klassement op enkele hellingen worden genoteerd als Toertocht. Bv Klimclassic.

Etappekoers : Een tocht waarbij etappes worden afgelegd met tijdopname. Mag ook tijdopname op een enkele helling zijn. Bv Transalp, Haute Route, The Ride, Tour de Kärnten, Giro delle Dolomiti. Bij sommige tochten zoals The Ride en Giro delle Dolomiti is er maar tijdmeting op 1 of 2 hellingen. Twijfel je of het een etappekoers is of meerdaags event. Bespreek dit dan in de appgroep met de andere beheerders. We zullen dan op basis van kennis en kunde een beslissing nemen.

Meerdaags event : Een evenement over meerdere dagen waarbij diverse onderdelen worden georganiseerd. Vaak de ene dag een tijdrit, de andere dag een cyclo en weer een andere dag een ploegentijdrit. Bv het World Championship of Girona cycling week. Let op het verschil met een etappekoers. Vaak wordt door onze gebruikers een meerdaags event gebruikt als etappekoers bedoeld wordt. Ook een etapperit zonder tijdopname beschouwen we als een meerdaags event.

24 uurs :Een rit op tijd. Meestal 24 uur, maar er zijn ook ritten van 6, 12 uur of 20 uur. Die noteren we ook onder 24 uur.

Tijdrit : Een echte tijdrit waarbij elke renner apart start. Let op! Soms wordt in het buitenland de term tijdrit gebruikt voor een rit naar de top van een helling. Als dit met gezamenlijke start is noteren we die als cyclo. Dit is nl een minicyclo. Tijdrit wordt enkel gebruikt wanneer sprake is van een solostart.

Retrotocht : Een tocht waarbij de deelnemers in ouderwetse kledij en ouderwetse fietsen rijden.

Goede doel : Een evenement dat in het teken staat van geld inzamelen voor het goede doel. Bv. Alpe d’Huzes en Stelvio Challenge.

Ultra : Extreem lange ritten (+200 km) waarbij de deelnemers zelf voor de bevoorrading moeten zorgen, ook bekend als randonneurstochten. Bv Parijs-Brest-Parijs of Londen-Edinburg-Londen. Tevens voor extreem lange tochten door de bergen zoals Tortour of Race Across the Alpes.

Gravel:Graveltocht.

Status.
Goedgekeurde actuele tocht  Deze wordt gepubliceerd op de kalender. Tochten die wij zelf opvoeren krijgen direct deze status. Tochten die door gebruikers worden opgevoerd krijgen deze status na goedkeuring van ons. 

Nog goed te keuren :  Door een gebruiker aangemaakt en wacht nog op goedkeuring van ons.

Oude tocht Tocht bestaat niet meer. Dit is de manier om aan te geven dat een tocht is vervallen. 

Geparkeerde tocht :  Indien er geen nieuwe informatie verschijnt over een bepaalde tocht (de website is niet meer bijgewerkt of verdwenen bv), maar je twijfelt eraan of deze ook definitief is vervallen kun je hem als geparkeerde tocht aanmerken. Hij wordt niet aangemerkt als oude tocht, maar blijft bestaan. Indien deze dan het jaar erop toch weer georganiseerd wordt kun je hem makkelijk weer op de kalender zetten zonder dat je alle gegevens opnieuw hoeft op te voeren. Let op! Check regelmatig je geparkeerde tochten.
 
Speciale dag.
Invullen als een tocht altijd op een speciale dag wordt georganiseerd. Bv hemelvaartsdag, 1 mei of bijv. laatste zondag van juni. Deze gegevens worden gebruikt voor berekenen van de datum waarop de cyclo volgend jaar gehouden wordt. Gegevens al 2e zaterdag van juli zijn hierbij niet van belang, die worden afgeleid uit de dag waarop de cyclo dit jaar verreden is.
 
Kilometers en hoogtemeters.
Het systeem zet zelf de langste rit eerst en sorteert daarna in aflopende volgorde.
  1. Alleen hele getallen gebruiken. Dus als de website aangeeft 173,2 km melden wij 173 km. Als de website aangeeft 156,8 km dan melden wij 157 km.
  2. Bij 24 uurs ritten niets invullen.
  3. Bij etappekoersen vullen we het totaal aantal kilometers en hoogtemeters in van de gezamenlijke etappes. Soms heeft een etappekoers een korte en een lange rit. We noteren dan het totaal van alle lange ritten en het totaal van alle korte ritten. Dit vergt soms wat rekenwerk als het niet op de website staat.
 
Datum OK.
Alleen als de datum via de website of social media van de organisatie bekend is gemaakt. Nooit aanzetten omdat een tocht ‘altijd’ op een bepaalde dag georganiseerd wordt. Zie de Marmotte van 2017. Tientallen jaren georganiseerd op zaterdag en ineens op zondag. Altijd afwachten op de organisatie.
 
Parcours OK.
Alleen als het parcours via de website of social media van de organisatie bekend is gemaakt. Let goed op. Vaak wordt nog het parcours van het jaar ervoor getoond op de site. Pas wanneer het duidelijk is dat de route van het komend jaar bekend is kan Parcours OK gemeld worden.
 

Fan van CycloWorld!

Word onze Ambassadeur

Kom je hier graag, en denk je een leuke bijdrage te kunnen leveren aan CycloWorld? Wij zijn altijd op zoek naar ambassadeurs die ons willen helpen met aanleveren van content.

Gerelateerde artikelen